۵ مزیت مدیریت زمان

 

زمان تنها منبعی است که نمی‌توانیم بخریم، اما اغلب آن را تلف می‌کنیم یا از آن بی‌اثر استفاده می‌کنیم. برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا در مورد آنچه می‌خواهید در یک روز، هفته یا ماه به دست آورید فکر کنید و شما را در مسیر رسیدن به اهداف خود نگه می‌دارد.
در این مقاله، نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت زمان که با استفاده از ابزارهای به راحتی در دسترس و بصری کار می‌کند، بحث خواهیم کرد.

مدیریت زمان و برنامه ریزی

چگونه زمان خود را برنامه ریزی و مدیریت کنید؟
اینکه برنامه ریزی خود را مدیریت کنید و آن را انجام دهید شاید از نوشتن یک برنامه سخت تر باشد.استفاده از یک ابزار مناسب برای نوشتن برنامه خود اولین و مهم ترین قدم در این راستا است و به شما کمک می کند تا به نحو بهتری این کار را انجام دهید

ابزارهای مدیریت زمان

تعدادی ابزار مختلف برای انتخاب وجود دارد. یک راه ساده و آسان برای حفظ یک برنامه، استفاده از قلم و کاغذ، سازماندهی وقت خود با استفاده از یک برنامه ریز هفتگی است.

همچنین می‌توانید از برنامه‌ها و نرم افزارهایی مانند Google Calendar®، MS Outlook® و Canva استفاده کنید.

مهمترین فاکتور هنگام انتخاب یک نرم افزار مناسب برنامه ریزی، این است که به شما امکان می‌دهد داده ها را به راحتی وارد کنید و به شما امکان می‌دهد بازه زمانی مناسب (روز / هفته / ماه) مشاهده کنید.

چگونه یک برنامه زمانی موفق ایجاد کنیم؟

۲۴ ساعت در هر روز وجود دارد. در یک دنیای ایده آل، هشت ساعت از آن ساعت را هر شب صرف خوابیدن  و هشت ساعت دیگر را به کار اختصاص می‌دهید. اگر روزانه بیش از هشت ساعت را در محل کار خود می‌گذرانید، این کار را اشتباه انجام می‌دهید. بالاخره شما باید برای زندگی کردن کار کنید تا اینکه برای کار کردن زندگی کنید.

هنگامی که تصمیم گرفتید از کدام ابزار استفاده کنید، برنامه خود را به روش زیر آماده کنید:

برنامه ریزی

مرحله۱: تمام وظایف و تکالیف خود را فهرست کنید

نوشتن وظایف و تکالیف به شما کمک می کند در مورد آنچه باید انجام دهید فکر کنید. این یک تمرین مفید است که به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که هیچ چیز نادیده گرفته نمی‌شود.

اگر هر یک از وظایف شما بخشی از یک پروژه بزرگتر است که به تکمیل کار توسط دیگران بستگی دارد، باید با آنها مشورت کنید تا مطمئن شوید که همه چیز ثبت شده است.
اطمینان حاصل کنید که همه کسانی که درگیر خواهند شد را شامل می‌شوید.

مرحله ۲: اولویت های خود را مشخص کنید

در این مرحله باید تشخیص دهید که کدام کارها مهم‌ترین هستند. برای تعیین اولویت‌های خود، ممکن است بخواهید از معیارهای زیر استفاده کنید.

مهم و فوری: کارهایی هستند که بلافاصله و شخصا انجام می‌شوند. هیچ فرصتی در مهلت وجود ندارد.

مهم اما فوری نیست: اینها کارهایی هستند که شما متعهد به انجام آنها شده‌اید و تاریخ سررسید مشخصی دارند، اما نیازی نیست امروز انجام شوند..

مهم نیست اما فوری: اینها معمولاً کارهایی هستند که باید فوراً تکمیل شوند، اما نه لزوماً توسط شما. سعی کنید تا حد امکان تفویض اختیار کنید.

مهم نیست و فوری نیست: این نوع وظایف ارزش کمی دارند یا اصلاً ارزش ندارند و در صورت امکان باید حذف شوند.

سعی کنید این موارد را برای ساعاتی از روز ترتیب دهید که بیشترین بازدهی را دارید – به عنوان مثال، برخی از افراد در صبح پرانرژی و کارآمد هستند، در حالی که برخی دیگر در بعد از ظهر یا عصر به طور مؤثرتری تمرکز می‌کنند.

“ماتریس آیزنهاو: “«آنچه مهم است به ندرت فوری است و آنچه فوری است به ندرت مهم است.”

مرحله ۳: زمان لازم برای تکمیل هر کار اولویت بندی شده را تخمین بزنید

اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که شامل یک تیم است، ممکن است بخواهید با اعضای تیم مشورت کنید تا به شما کمک کنند تا تعیین کنید چقدر زمان برای تکمیل وظایف فردی نیاز است.
ممکن است بخواهید یکی از این روش های تخمین را امتحان کنید.

تخمین مشابه

به کار های مشابه گذشته نگاه کنید تا تخمین بزنید که این کار چقدر طول می‌کشد. به عنوان مثال، اگر برای به روز رسانی اطلاعات در یک صفحه وب ۳۰ دقیقه طول کشید، می‌توانید به طور منطقی تخمین بزنید که به روز رسانی یک صفحه وب با طول مشابه ۳۰ دقیقه طول می‌کشد.

تخمین پارامتریک

این استراتژی شبیه به تخمین مشابه است با این تفاوت که امکان مقیاس پذیری را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، اگر دو ساعت طول می‌کشد تا اتاق خواب خودتان را تمیز کنید
می‌توانید تخمین بزنید که چهار ساعت طول می‌کشد تا تمام خانه را تمیز کنید..

مرحله ۴: زمان اضطراری را برنامه ریزی کنید

در مرحله بعد، زمان بیشتری را برای مقابله با موارد احتمالی و اضطراری برنامه ریزی کنید. تجربه به شما خواهد گفت که چقدر باید اجازه دهید – به طور کلی، هر چه شغل شما غیرقابل پیش بینی تر باشد، به زمان احتمالی بیشتری نیاز خواهید داشت. (اگر این زمان را برنامه ریزی نکنید، موارد اضطراری همچنان اتفاق می‌افتد و در نهایت تا دیر وقت کار می‌کنید.)

مرحله ۵: زمان اختیاری را برنامه ریزی کنید

فضایی که در برنامه‌ریزی خود باقی گذاشته‌اید «زمان اختیاری» است: زمانی که برای ارائه اولویت‌ها و دستیابی به اهدافتان در دسترس است.
لیست کارهای اولویت بندی شده و اهداف شخصی خود را مرور کنید، زمان مورد نیاز برای دستیابی به آنها را ارزیابی کنید و برای آنها برنامه ریزی کنید.

مرحله ۶: یک نمایش بصری از برنامه خود ایجاد کنید

همانطور که در حال تنظیم یک برنامه زمانی هستید، باید یک نمایش بصری مانند یک جدول زمانی یا یک تقویم ایجاد کنید. استفاده از یک برنامه زمان‌بندی بصری به شما امکان می‌دهد با یک نگاه سریع ببینید چه کاری باید انجام شود. می‌توانید از کدگذاری رنگ استفاده کنید تا بتوانید اولویت‌های بالا و پایین را به راحتی تشخیص دهید.

استفاده بهتر از وقت‌های مرده:

شما می‌توانید با همراه داشتن کتاب مورد علاقتون در طول روز از وقت های مرده ای که در اتوبوس،مترو، در اتاق منتظر پزشک یا هرجایی که در آن زمانی برای مطالعه و یادگیری وجود دارد استفاده کنید.

بخش مهمی از ایجاد یک تقویم این است که مطمئن شوید که اغلب به آن مراجعه می‌کنید. اگر اغلب تقویم خود را مرور نکنید، ممکن است کارها فراموش شوند و کارهای مهم ناتمام بمانند.

مرحله ۷: فعالیت های خود را تجزیه و تحلیل کنید

اگر زمانی که به مرحله پنج رسیدید متوجه شدید که زمان کمی دارید یا اصلاً زمان اختیاری در دسترس ندارید، باید مراحل دو، سه و چهار را به عقب برگردانید و بپرسید که آیا همه کارهایی که وارد کرده‌اید، کاملا ضروری هستند یا خیر. ممکن است برخی چیزها را بتوان به روشی کارآمد تری با آنها مقابله کرد.

یکی از مهم‌ترین راه‌هایی که می‌توانید به موفقیت برسید، به حداکثر رساندن اهرمی است که می‌توانید با زمان خود به دست آورید.
هنگام اعمال تغییرات در برنامه، مطمئن شوید که ارتباط واضحی وجود دارد.

 مرحله ۸: در پایان هر روز یک برنامه برای فردای خود بنویسید:

قبل از اینکه بخوابید یک برنامه برای کارهایی که قرار است که فردا انجام دهید بنویسید و در آن برنامه مشخص کنید که چه زمانی باید به آن برنامه اختصاص داده شود و در پایان آن روز هم برسی کنید که آیا آن برنامه را انجام داده اید یانه ؟

در ادامه،۵ مزیت مدیریت زمان را بیان کرده‌ایم.

۵مزیت مدیریت زمان

۱. نتیجه‌ی بهتری کسب می‌کنید

زمانی که کار پیش رو در روز خود را بدون عجله و با تمرکز و دقت بیشتر انجام دهید به طبع آن، کیفیت کار شما  افزایش می‌یابد و بهترین نتیجه را به همراه دارد..

۲. کار را به‌موقع ارائه می‌دهید

زمانی که طبق برنامه روز خود جلوبرید و همه چیز درست سر تایم خود انجام شود دیگر وقت برای انجام کار کم نمیاورید .

بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می‌کنند تا بتوانند در طی چند روز یک پروژه را به‌موقع یا زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا شرایط را برای رویارویی با چالش‌های احتمالی فراهم کنند.

۳. استرس خود را کاهش می‌دهید

هنگامی که لیست کاملی را از کارها و وظایفتان در زندگی حرفه‌ای و شخصی در اختیار دارید، مضطرب خواهیدشد.
مدیریت زمان مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا این کارها را در اولویت قرار دهید و زمانی را به انجام دادن آن‌ها اختصاص دهید؛ که این اولویت بندی می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.

۴. فرصت‌های شغلی بهتری را ایجاد می‌کنید

پیش بردن کارها با برنامه و نظم از شما یک انسان وظیفه شناس می‌سازد و این مسئولیت پذیری درکارها به‌ نوبه‌ی خود، موقعیت شما را به عنوان یک کارمند ارزش‌مندتر می‌کند، اعتبار حرفه‌ای شما را ارتقا می‌دهد و دلیلی مهم برای جذب شما توسط کارفرما می‌شود.

۵. اعتماد‌به‌نفس خود را افزایش می‌دهید

وقتی زمانتان را به‌درستی مدیریت می‌کنید و در موعد مقرر وظایفتان را به‌ پایان می‌رسانید این باعث می شود به خودتان اعتماد پیدا کنید و می‌دانید که دیگر همه کارهایتان در زمان خود انجام می‌شود که به مرور اعتماد به نفس بیش‌تری را احساس خواهید کرد.

اگر می‌خواهید در زندگی موفق شوید به همه‌چیز نگاه مالی نداشته باشید در بحث هزینه فرصت، زمان با ارزش‌ترین کالایی است که شما به دست خواهید آورد.

با خواندن مزیت‌های مدیریت زمان امیداوریم شما اهمیت زیادی به این موضوع دهید و از لحظه لحظه زمان خود بهترین استفاده را ببرید اگر شما هم مزیتی از مدیریت زمان می‌شناسید و تجربه‌ای در مدیریت کردن زمان خود داشتید. برای ما بنویسید.